Membuat Approval System dengan Email dan Webhook di n8n

Halo gaes! Pernah ngalamin kejadian di mana lu butuh approval dari atasan atau client sebelum lanjut ke step berikutnya? Nah, kali ini kita bakal belajar gimana caranya bikin Approval System yang oke punya dengan n8n, menggunakan Email dan Webhook. Simak baik-baik ya, biar makin paham!

n8n sendiri adalah sebuah tool workflow automation yang open source dan bisa lu deploy di mana aja. Dengan n8n, lu bisa bikin automation workflow yang bikin hidup lu lebih gampang dong, termasuk sistem approval yang mau kita bahas ini.

Kenapa n8n?

Open Source: Bisa di-customize dan dijadiin punya lu sendiri.
Easy to Use: Gampang digunakan bahkan buat pemula.
Flexible: Nggak terbatas di satu jenis integrasi aja.

Oke, lanjut ke cara membuat approval system pake n8n.

Yang Lu Butuhkan

Akun n8n, bisa pake versi self-hosted atau cloud.
Akses ke SMTP server buat kirim email (kayak Gmail, SendGrid, dsb).
Basic understanding tentang cara kerja workflow di n8n.

Step 1: Setting Up n8n

Pertama-tama, pastiin n8n-nya udah siap dipakai. Kalo belum punya, lu bisa install di website resmi n8n atau ikuti quickstart guide mereka.

Setelah n8n berhasil running, lu bakal masuk ke dashboard yang manis banget dan siap buat dibikin workflow.

Step 2: Bikin Workflow Approval

Approval system yang kita mau bikin bakal ngirim email ke atasan atau client buat minta persetujuan. Setelah mereka approve atau reject, response bakal dikirim balik ke n8n lewat webhook. Gampangannya, gini:

Mulai dari trigger (misalnya, nge-trigger dari form submission atau webhook).
Kirim email yang ada button Approve/Reject.
Tunggu response dari penerima email, terus lakukan action sesuai responsenya (approve/reject).

Step 3: Kirim Email dengan Button Approve/Reject

Buka n8n, terus bikin workflow baru. Tambahin node “Email” (bisa pake Gmail, SendGrid, atau SMTP) dan atur:

To: Email address penerima (atasan atau client lu).
Subject: Subject email yang jelas.
Body: Isi email yang menjelaskan minta persetujuan dan sertakan link webhook buat approve/reject.

Contoh isi email:

Halo Bos! Boleh minta persetujuan buat project X?

<a href="https://your-n8n-webhook-url/approve">Approve</a>
<a href="https://your-n8n-webhook-url/reject">Reject</a>

Catatan: https://your-n8n-webhook-url/approve sama https://your-n8n-webhook-url/reject harus diganti sama webhook URL yang beneran dari n8n.

Step 4: Bikin Webhook Receiver

Node Webhook ini buat nerima response dari link yang diklik di email. Bikin dua webhook, satu buat approve dan satu buat reject.

Bikin node “Webhook” dan set HTTP Method ke GET.
Atur Path masing-masing ke /approve dan /reject.

Nanti, kalo user klik link approve atau reject di email, n8n bakal nangkep request dari webhook dan lanjutin workflow sesuai pilihan user.

Step 5: Lanjutkan Workflow Setelah Approve/Reject

Setelah dapet response dari webhook, lu bisa nambahin logika buat nyimpen di database, ngirim notifikasi, atau ngapain aja sesuai kebutuhan.

Contoh aja kalo approve:

Tambahin node “Function” buat ngecek apakah response dari webhook itu approve atau reject.
Kalo iya, lanjutin workflow dengan action yang diperlukan (misalnya, nge-save data ke database atau ngirim notifikasi ke team).

Begitu juga kalo reject. Sesuaikan aja sama kebutuhan lu.

Step 6: Testing

Jangan lupa testing workflow biar mastiin semuanya jalan sesuai harapan. Coba kirim email dummy terus klik link approve/reject. Pastiin semua step berjalan lancar dan nggak ada error.

Nah, gitu langkah-langkah bikin Approval System pake n8n, dari kirim email pake button approve/reject sampe nangkep response. Ini bisa bikin workflow lu makin smooth dan efisien. Selamat mencoba ya!

Referensi:

#N8n #AI